سكرتاريه العميده

 

يعتبرمكتب السكرتاريه بكلية العلوم للبنات بأبها : الشريان الحيوي لأي جهاز من الأجهزة الإدارية بالكليه ويتجسد حيويته في القدره على متابعة كل ما يتعلق بأمورالكليه ومكتب العميدة ومتابعة  كل معاملة من المعاملات سواء الصادرة أو الواردة ويرتبط مكتب السكرتارية مباشرة بسعادة عميدة الكليه

 

    مهام مديرة مكتب العميدة :

    استقبال ومتابعة جميع الخطابات الواردة الكترونياً (عن طريق برنامج إنجاز) للعميدة بما فيها الخطابات السرية من داخل الكلية وخارجها ومراجعتها وعرضها على العميدة  واحالة المعاملات الصادرة من مكتب العميدة الى الوكيلات والإدارات والأقسام التعليمية أوالمسؤولات في الكلية عن طريق السكرتارية بعد توقيعها من العميدة . جمع البيانات اللازمة للمعاملات وتنظيمها قبل عرضها على العميدة لاتخاذ قراربشأنها. اعداد الردود على المعاملات حسب التوجيه فيما يتعلق بالأمور العاجلة والسرية وتصديرها للجهة الموجهة لها بعد توقيع العميدة عليها. تنظيم الاجتماعات التي تعقدها العميدة واعداد المحاضر وتوقيعها من ذوي العلاقة.

    سكرتارية مكتب العميدة:

    المهام :

     

    1. استقبال وتنسيق المعاملات الكترونياً (عن طريق برنامج إنجاز) وتسليمها لمديرة المكتب أو عرضها على العميدة .
    2. استلام المعاملات الداخلية الواردة من الاقسام.
    3. تحرير الخطابات ونسخها بالحاسب الآلي حسب توجيه العميدة.
    4. استقبال اتصالات العميدة الهاتفية وتحويلها وارسالها.
    5. ترتيب أعمال الصادر والوارد الداخلي والخارجي.
    6. استلام التقارير اليومية والاسبوعية وحفظها في ملفات المتابعة العامة بعد اطلاع العميدة عليها.
    7. فرز المعاملات الداخلية الصادرة من مكتب العميدة وتسليمها لجهات الاختصاص.
    8. توزيع التعاميم الداخلية على جهات الاختصاص بعد اعتماد العميدة لها.
    9. مساعده مديرة المكتب في تنسيق اجتماعات العميدة بالمسؤولات في الكلية.
    10. حفظ بيانات سير المعاملات في ملفات خاصة.
    11. ختم جميع المعاملات الخاصة بمكتب العميدة بختم العميدة أو ختم الكلية كل حسب اختصاصه.
    12. تنسيق وترتيب العمل في مكتب العميدة.
    13. القيام بأي مهام مستجده أو تكلف بها من قبل الرئيسة المباشرة في مجال الاختصاص.
    14. المساهمة في تنظيم المعلومات في الكلية وتصنيف الوثائق وفق الاسس العلمية للمحفوظات والعمل على سهولة وسرعة استرجاعها وتوفيرها  للعاملات في الكلية وأقسامها.
    15. ترتيب وتنظيم وتنسيق وقت ومواعيد وارتباطات العميدة وجدولتها زمنيا داخل الكلية وخارجها.
    16. استقبال المراجعات والزائرات والرد على طلباتهن واستفساراتهن وتوجيههن وترتيب موعد مقابلاتهن للعميدة اذا اقتضى الأمر وتسهيل مهمتهن بإفادتهن بما آلت اليه معاملتهن سواء في وجود العميدة  أو أثناء تمتعها هي و وكيلاتها بإجازاتهن السنوية.
    17. حفظ الملفات الخاصة بالعميدة وتنظيمها بطريقه تضمن المحافظة عليها واسترجاعها بيسر وسهولة .
      1. الاشراف على سكرتارية العميدة وتقسيم العمل بينهن.
      2. ارسال الدعوات لمجلس الكلية أوأي اجتماعات أخرى مع العميدة.
      3. تبليغ الادارة بتمتع العميدة بالإجازات وأنواعها ورفع التقارير لشؤون الموظفات.
        1. اعداد تقرير دوري عن نشاط المكتب والعقبات والمشاكل التي يواجهها في تأديته لأعماله والحلول المقترحة لمواجهتها بالإضافة الى اعداد التقرير السنوي عن نشاط المكتب .
      4. متابعة تحديث موقع الكلية فيما يخص مكتب العميدة .
      5. القيام بأي مهام مستجدة  أوماتكلف به من قبل الرئيسة المباشرة في مجال الاختصاص .

    اسم المكتب

    المكتب

    رقم الهاتف

    رقم الفاكس

    د. بدرية الشهراني

    مكتب مساعدة عميد كلية العلوم 

    2402656

    2402739

    أ. حليمه آل مجثل

    مديرة مكتب مساعدة كلية العلوم

    2402711

    2402736

     

    أ.صفيه مجثل

    أ.علوة علي عسيري

     

     الإتصالات الإداريه

     مجالس الكليه

     

    2402713

    2402710